HIJRAH MENUJU DIGITALISASI PESANTREN
Penulis: Luqman Nul Hakim, S.Kom, M.Si.
Dalam keseharian, penggunaan perangkat komputer dan jaringan internet sebagai perangkat pendukung manajemen dan pengolahan data dirasa sangat tepat dengan mempertimbangkan kuantitas dan kualitas data. Dengan penggunaan perangkat tersebut, sistem pembuatan laporan dan pengambilan keputusan akan dibuat secara lebih baik, akurat, efektif dan efisien.
Pesantren merupakan unsur pelaksana seluruh aktivitas masyarakat pesantren berikut manajemen yang ada di dalamnya. Adanya penggunaan perangkat komputer dan jaringan internet, kepentingan untuk menghasilkan suatu informasi yang tepat sasaran, efisien dan efektif bisa tercapai melalui ketersediaan data-data yang real time, factual dan based on data.
Sayangnya, pengelolaan sistem informasi di pesantren masih banyak yang belum menerapkan sistem komputerisasi secara optimal. Umumnya penggunaan komputer baru sebatas pengetikan dan penginputan seluruh data transaksi yang telah dipersiapkan sebelumnya dengan menggunakan aplikasi Microsoft Word, Microsoft Excel, dan aplikasi lainnya yang belum bisa diakses anytime dan anywhere sehingga dibutuhkan waktu relatif lama dalam menghasilkan seluruh informasi yang akurat, ditambah kurang lengkapnya informasi yang dihasilkan serta tidak terintegrasinya data antara satu sama lain dengan baik sehingga akan berdampak pada lambatnya proses pengambilan keputusan.
Data-data yang berhubungan dengan manajemen yang terhimpun dan terintegrasi itu tentu saja sangat diperlukan, terutama dalam memenuhi kebutuhan dalam pencarian atau penyajian informasi dan laporan bagi pimpinan dan pemanggku kebijakan lainnya, karena sistem informasi berbasis web dan mobile dapat diakses kapan pun dan dari mana pun selama ada internet, juga dapat diakses hanya dengan menggunakan web browser tanpa perlu menginstal aplikasi client khusus (Goldie Gunadi, 2012). Sistem informasi berbasis web dan mobile tersebut dapat diandalkan untuk mengolah data menjadi sebuah informasi yang bermanfaat dalam pengambilan keputusan manajemen baik rutin maupun strategis.
Sistem Informasi Manajemen Pesantren memiliki kegunaan atau manfaat yang berdampak baik terhadap administrasi atau manajemen Pesantren, di antaranya:
1. Memudahkan perencanaan, pengawasan, dan pengarahan kerja
Sistem informasi menyediakan dashboard yang menampilkan transaksi dan agenda kegiatan yang memudahkan pemantauan. Selain itu, sistem dilengkapi fitur analisa dan performa sehingga pimpinan atau petinggi yayasan/pesantren dapat mengambil keputusan secara efektif dan efisien.
2. Meningkatkan efektivitas dan efisiensi pengolahan data
Proses pengelolaan administrasi dan manajemen berjalan dengan efektif dan efisien karena data setiap bidang/divisi saling terintegrasi. Sinkronisasi data ini memudahkan bidang/divisi lain yang membutuhkan data tertentu. Contohnya ketika bidang/divisi keuangan membutuhkan data dari bidang/divisi administrasi/HRD mengenai kehadiran pegawai maka dapat mengakses data tersebut. Data akses aplikasi dapat diatur oleh lembaga, sehingga memudahkan manajemen kontrol pada aplikasi yang digunakan.
3. Meminimalkan biaya dan meningkatkan produktivitas suatu perusahaan atau organisasi
Adanya pengaplikasian perangkat komputer dan jaringan internet akan membantu memangkas biaya operasional pesantren, seperti menghemat anggaran ATK (kertas HVS, buku, bolpoin).
4. Meminimalkan Kesalahan Data
Pengaplikasian perangkat komputer dan jaringan internet akan mengurangi munculnya risiko kehilangan data pencatatan. Pasalnya sistem ini memiliki penyimpanan cloud dan mudah untuk diakses di berbagai perangkat dengan menggunakan internet. Bila terjadi kesalahan input data, maka tidak perlu mengganti laporan-laporan lain, cukup mengganti data yang salah, secara otomatis data dilaporan akan terganti. Jadi tidak perlu menghitung atau merekap lagi dari awal.
5. Media Branding Pesantren
Branding pesantren akan terangkat karena mengikuti perkembangan zaman dengan memanfaatkan teknologi digital untuk pengelolaan manajemennya. Selain sistem yang didapat sekolah, wali santri juga dapat dimudahkan untuk melakukan transaksi dan mendapatkan laporan transaksi dari pesantren karena dilengkapi dengan notifikasi WhatsApp dan Mobile Wali Santri.
Sistem informasi manajemen pesantren akan lebih optimal bila menerapkan pemanfaatan teknologi atau sekarang ini biasa disebut dengan digitalisasi Pesantren. Digitalisasi memang menjadi satu keharusan untuk pesantren yang ingin berkembang. Bukan tanpa sebab, modernisasi yang terjadi harus disikapi dengan baik dengan beradaptasi dengan perubahan saat ini.
Wallahu’alam.
